Uit de praktijk: HELP!

HELP, de organisatie groeit!

Ik werd gebeld door Jaap, een goedlachse man van 58 jaar. Hij vertelde dat er veel aan het veranderen was binnen zijn organisatie. De organisatie had enorme orders uit Zuid-Amerika gekregen voor chips die alleen zij konden maken. Vorig jaar al, rond deze tijd, begon het bedrijf wat problemen te krijgen met het uitleveren van orders. De doelstellingen werden door het management steeds naar boven bijgesteld. Logisch, want de producten die geleverd werden waren fantastisch van kwaliteit en door het ontginnen van steeds nieuwe markten werd de vraag steeds groter. De organisatie durfde niet uit te breiden met vaste krachten omdat deze ontwikkeling nog maar zo broos was. Ze wisten niet of de groei zou doorzetten of dat het maar een tijdelijke bubbel was. Om toch aan de vraag te kunnen voldoen werden uitzendbureaus in de wijde omgeving benaderd voor tijdelijk personeel. Inmiddels zijn er enorm veel uitzendkrachten aan het werk. De verhouding vast/tijdelijk ligt helemaal scheef . Op elke vaste medewerker zijn er nu 3 (!) uitzendkrachten. De nieuwe uitzendkrachten krijgen een introductie van ½ uur en worden aan het werk gezet. Dit is niet goed en dat weet ook iedereen.

Natuurlijk is het de bedoeling, zoals ook beschreven in de kwaliteitshandboeken, dat iedere medewerker een dag introductietraining krijgt, daarna minimaal een week meeloopt met een ervaren kracht en dan stukje bij beetje zaken zelfstandig gaat oppakken. Dit alles onder begeleiding van een ervaren medewerker die kan optreden als coach gedurende de eerste 3 maanden.

Maar het is zo hectisch dat de inwerkperiode is teruggebracht was naar ½ uurtje. En daarbij: waarom zou je er veel tijd insteken? Ze bleven toch maar kort.

Jaap was er helemaal klaar mee. Hij was al jaren supervisor en verantwoordelijk voor de kwaliteit van een bepaalde productielijn. Hij ervoer de druk van het management steeds meer als last. Hij zag wel dat zijn leidinggevende ook niet anders kon, maar dit was gewoon niet meer normaal. Elke dag werken tot 8 uur ’s avonds, vaak ‘s zaterdags en als er dingen mis waren gegaan die week, werd de zondag gebruikt om de achterstand van die week in te halen. Jaap was doodmoe. Niet alleen door het werk, maar thuis begonnen ze nu ook te zeuren. Hij kreeg op zijn donder omdat hij nooit thuis was, geen tijd had voor de kleinkinderen en dat hij, als hij dan al een keer thuis was, meteen in slaap viel.

Aan de andere kant zag Jaap dat de kwaliteit van de afgeleverde producten schrikbarend achteruit ging. Steeds vaker werden er fouten gemaakt en partijen afgekeurd. Steeds vaker moest er gecontroleerd gaan worden. Mensen vertrouwden elkaar niet meer. Steeds meer lijstjes die je moest invullen. Steeds meer schijnzekerheid, steeds meer arbeid voor steeds slechtere producten. De sfeer was zo langzamerhand te snijden. In toenemende mate werd er door leidinggevenden, maar ook onderling, gescholden. Er werd volop gepest en steeds meer mensen waren bang. Bang voor hun leidinggevende die hun steeds vaker op hun kop gaf. Bang ook om afgerekend te worden op het niet kunnen voldoen aan de verwachtingen. Aan mij de vraag: “Help me. Help de organisatie. Hoe krijg ik de boel gekeerd?”

Oeps: Mooie uitdaging! Na overleg met Jaap heb ik als eerste gekeken of deze vraag ook bij de CEO Nederland (Chris) speelde. Chris was zich ervan bewust dat de organisatie moeilijk te sturen was tijdens deze enorme groei. Hij wist het ook niet meer. De Corporate-doelstellingen waren enorm en als hij ze niet zou waarmaken… tja, dan zou er gewoon iemand anders ingevlogen worden! Maar hij wilde ook verandering. Van hem kreeg ik ruimte en een voorlopig budget om te starten met een eerste verkenning. Voorwaarde was dat ik zoveel mogelijk met hem zou delen. Als hij in Nederland is, hebben we elke week een overleg.

Stap 1 is de inventarisatie:

• wat valt me op als ik door de organisatie loop.
• wat valt op als ik met mensen praat. (wat beweegt de mensen?)
• wat zijn de doelstellingen (zijn die er eigenlijk wel? Kent iedereen ze?)
• wat ligt er in de kantine? (broodje gezond of vette hap)
• Is er een OR? (wie zitten erin? Is de OR betrokken?) Is er een personeelsvereniging of -blad?
• wat verbaast me? Kortom: VERZAMELEN!

Ik zal regelmatig verslag doen van deze casus in de volgende nummers van Optimaal Werken.